Informatisation de la TPE : un exercice guidé par la méthode
Aujourd’hui, l’informatique n’est plus le domaine réservé des spécialistes. Elle s’adresse à tous les chefs d’entreprise. Plus accessible du fait d’une adaptation des solutions logicielles, sa vulgarisation ne signifie pas pour autant absence de démarche méthodique. Une informatisation réussie, à coût raisonnable, repose sur des «bonnes pratiques». Quelques suggestions de la CCI.
Étude et choix
L’acquisition d’une solution informatique engage souvent le chef d’entreprise pour plusieurs années. Elle doit donc être adaptée aux particularités de la société (secteur d’activité, effectifs, etc.). Une analyse des besoins constituera le préalable indispensable pour identifier et formaliser clairement les résultats attendus. Avant d’arrêter son choix parmi les produits du marché, le chef d’entreprise devra être attentif aux coûts – y compris aux coûts cachés (reprise des données, temps passé pour l’apprentissage de l’outil, la saisie, etc.). Autres critères déterminants : la réputation de l’éditeur du logiciel et la fiabilité de la technologie. «Une solution éprouvée au sein de la profession peut orienter son choix».
Mise en oeuvre
De durée variable – fonction de la complexité du métier de l’entreprise et de l’outil choisi –, la démarche s’appuiera aussi sur la qualité de l’accompagnement délivré par l’éditeur (ou le revendeur). En effet, la mise en oeuvre constitue non seulement la phase cruciale de traduction des besoins et résultats attendus en solutions perceptibles (documents commerciaux, plannings, statistiques et analyses, etc.) mais elle doit surtout permettre l’appropriation de l’outil par tous les intervenants de l’entreprise. Les phases de paramétrage et de spécification devront impliquer les utilisateurs finaux aux côtés de l’éditeur. Production et optimisation Une fois l’installation terminée et la solution opérationnelle, cela ne signifie pas que la vitesse de croisière est atteinte. La familiarisation progressive à l’outil informatique permet d’optimiser les actions, notamment celles consommatrices de temps (saisies, éditions). L’assistance après démarrage («Hot Line» téléphonique et/ou intervention sur site), que l’on n’aura pas manqué de souscrire auprès de l’éditeur sera complétée par des sauvegardes régulières des données, contribuant ainsi au maintien de l’activité et à la disponibilité des informations.
