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NTIC, Intranet,
messagerie, agendas partagés, un langage devenu courant
dans les entreprises... Est-ce pour autant que ces techniques
ont trouvé la place qu'elles méritent ? Loin de
là : sur l'ensemble des données traitées
dans l’entreprise, seules 20 à 30 % sont prises en
compte par les systèmes informatiques traditionnels (comptabilité,
gestion commerciale, paie, achats, etc). Le Groupware s’intéresse
aux autres informations et favorise le travail de groupe. Il aide
les entreprises à travailler plus efficacement et à
communiquer plus rapidement dans le domaine de la gestion de leurs
informations.
Quels sont les outils
du Groupware ?
• La messagerie – souvent la première
pierre de la pyramide Groupware, la plus facile à mettre
en œuvre et celle qui apporte des gains immédiats.
•
Les agendas partagés – simples d'emploi, efficaces
dans l'organisation de réunions ou la recherche des personnes.
•
Les répertoires partagés et bases de connaissances
– favorisent la transversalité entre les personnes
d'un même service ou d'une direction dans le partage de
documents (textes, tableaux, images, plans, etc).
•
Le gestionnaire de tâches – facile à mettre
en œuvre, il fiabilise le rappel de l'exécution de
tous types de tâches lorsqu'elles sont nombreuses
•
L'Intranet – met à la disposition de tous dans
l'entreprise à travers une interface conviviale des informations
: annuaire téléphonique, procédures à
respecter, bases de connaissances, informations techniques, réservation
de salles, liens vers des sites utiles, etc.
•
L'Extranet – assure les mêmes fonctions que l'Intranet
mais étend le champ des utilisateurs aux fournisseurs ou
aux clients de l'entreprise.
•
Le Workflow – étape ultime du Groupware, cette
technique favorise la circulation et la validation des documents
qui circulent dans l'entreprise. La signature électronique
remplace la signature papier, le workflow organise le circuit
du document et réduit le temps entre les étapes
de validation. La fiche de congés ou la validation d'un
document conçu par plusieurs personnes sont deux applications
représentatives de cette technologie de routage automatique.
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Comment
réussir la mise en œuvre du Groupware ?
Faute de réflexion préalable, d'implication des
collaborateurs de l'entreprise et de suivi, le Groupware risque
de coexister longtemps avec les anciennes méthodes de travail.
D'où l'intérêt d'un plan de communication
interne : information et sensibilisation sur les nouveaux outils,
leurs applications et l'intérêt qu'ils présentent
pour les utilisateurs qui seront associés dès l'amont,
avant même d'être formés. En effet, certaines
fonctions nécessitent une réflexion sur l'organisation
et le partage des connaissances.
Pour réussir l'intégration de ces nouveaux outils,
les actions de suivi et de formation permettront d'éviter
qu'ils soient peu ou mal exploités.
Les actions de la
CCI :
• Diagnostics flash et audits courts – ils vous
permettront de déterminer l'opportunité ou non de
déployer des outils de Groupware, d'identifier les gains
potentiels mais aussi les facteurs-clés de la réussite,
de vous donner une idée sur le budget à consacrer
et une ébauche d'un planning réaliste de déploiement.
•
Sensibilisations générales sur les enjeux, le
panorama, les gains potentiels et les conditions de mise en œuvre
de ces nouveaux outils - elles sont soit programmées dans
l'agenda des manifestations CCI, soit organisées à
la demande
•
Présentations de solutions techniques de Groupware
– elles figurent sur l'agenda des manifestations CCI consultable
sur le site http://www.strasbourg.cci.fr/ntic
• Formations bureautiques au Pôle Formation CCI : http://www.pole-formation-cci.org
Contact CCI : Patrick Jacquot, p.jacquot@strasbourg.cci.fr
Tél : 03 88 75 24 05
Agenda des
manifestations NTIC, liste des consultants, subventions, conseils
et informations générales sur les NTIC : http://www.strasbourg.cci.fr/ntic
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